Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Cara Izin Tidak Masuk Kerja via WhatsApp yang Benar dan Sopan

Pernahkan Anda terpaksa tidak dapat masuk kerja karena sakit atau dikarenakan ada kesibukan lainnya, sehingga Anda terpaksa harus meminta izin ke tempat kerja Anda? Biasanya tempat kerja akan memberikan keringanan asalkan Anda membuat pemberitahuan ke kantor kalau Anda tidak dapat hadir. Meminta izin dapat dengan izin tidak masuk kerja via WhatsApp ataupun email.

Baik itu izin tidak masuk kerja via WhatsApp ataupun email tetap harus memperhatikan etika ataupun tata krama kesopanan. Jangan sampai pesan yang Anda kirimkan justru malah membuat pihak penerima tersinggung karena ada kata atau kalimat yang tidak baik.

Karena itu lah memastikan isi dari pesan yang akan dikirimkan sangat penting sebelum Anda akan mengirim pesan tersebut.

Cara Meminta izin tidak masuk kerja via WhatsApp dengan Benar

Cara Izin Tidak Masuk Kerja via WhatsApp yang Benar dan Sopan
Izin Tidak Masuk Kerja via WhatsApp.
Photo: Pixabay - Pixels.com
Bagaimana kah etika izin tidak masuk kerja via WhatsApp yang baik dan benar, dan bagaimana contoh kalimat untuk meminta izin tidak hadir. Berikut adalah pembahasannya.

1. Pentingnya Membuat Keterangan Izin Tidak Masuk

Memberitahukan atau membuat keterangan kalau Anda tidak dapat masuk kerja karena satu dan lain hal sangat penting dan tidak boleh dianggap remeh. Dibawah ini adalah alasan mengapa Anda harus membuat pemberitahuan atas ketidakhadiran Anda.

Baca juga: Tips cara membuat surat izin cuti kerja

a. Menghormati dan Menaati Peraturan yang Ada

Setiap perusahaan pasti mengharapkan tiap karyawannya untuk memiliki sifat disiplin yang tinggi. Salah satunya dari jam masuk dan pulang karyawan yang dimulai dari jam masuk pukul 9 pagi, jam istirahat pada jam 12 siang, atau izin keluar saat jam kerja.

Hal tersebut tentu saja agar pekerjaan menjadi lebih efektivitas, tiap pegawai pasti diharuskan memenuhi target yang diberikan oleh perusahaan. Maka dari itu bagaimanapun bentuk izinnya akan lebih baik apabila dapat disampaikan dengan jelas. membuat izin juga adalah wujud taat dengan peraturan dari perusahaan atau instansi.

Selain menjaga karir tetap dijalan yang baik, pengajuan itu dapat menjadi teladan untuk pegawai yang lain juga. Dengan begitu akan terbentuk budaya yang baik di dalam tempat bekerja, tidak hanya tidak masuk bolos tanpa keterangan yang jelas. Selain itu Anda akan merasa nyaman bekerja di tempat Anda bekerja pada waktu yang lama

b. Anda Tidak Akan Dianggap Membolos

Pada tiap - tiap perusahaan pasti terdapat peraturan mengenai absensi para karyawannya. Dan pasti juga terdapat sanksi yang berlaku untuk siapapun yang membolos saat jam kerja.

Sanksi tersebut dapat berupa pemotongan gaji Anda, tidak memperoleh jatah uang makan, atau mendapat penambahan jam lembur. HRD biasanya akan memeriksa check lock masuk serta keluar karyawan, terdapat alat khusus yang berfungsi dalam pendeteksian sidik jari, dengan begitu akan ketahuan siapa saja yang saat hari serta jam keluar masuk.

Karena itu lah agar Anda terhindar dari penilaian buruk dari HRD atau karyawan lainnya, sangat diharuskan untuk Anda membuat surat izin apabila berhalangan hadir ke tempat kerja. Walaupun begitu tetap saja izin yang diberikan harus masuk akal, jelas serta logis agar dapat diterima oleh staff HRD tempat Anda bekerja.

Dikarenakan teknologi masa kini sudah canggih, terutama teknologi smartphone. Anda dapat mengajukan izin dari whatsapp atau email yang pastinya tetap memperhatikan kesopanan. Jangan lupa untuk menggunakan bahasa yang baik agar tidak terkesan meremehkan.

c. Wujud Kesopanan Serta Etika

Tiap - tiap pegawai tentunya harus menjunjung tinggi etika serta cara bersikap yang baik. Selain itu seorang pegawai diharuskan dapat berbaur dengan pegawai lainnya, dan dapat bekerja sama dengan karyawan lain sebagai tim.

Selain itu yang tidak kalah penting, Seorang pegawai juga harus berhati - hati dengan Tindakan serta ucapannya agar tidak merusak citra diri di kantor. Karena hal itu bisa berpengaruh pada penilaian karyawan, dan dapat berpengaruh juga pada pada jenjang karir Anda.

Begitu juga dalam urusan perizinan saat jam kerja, baik buruknya attitude pada diri Anda bisa juga berdasarkan kebiasaan saat meminta izin. pada hal tersebut rekan satu divisi dan juga jajaran HRD akan menjadi seperti dihargai. Mereka akan menilai kalau Anda paham bagaimana agar dapat menempatkan diri serta turut menjaga nama baik Anda.

Baca Juga: Aturan Cuti dalam Perusahaan

2. Hal - Hal yang Harus Anda Perhatikan Pada Surat Izin Lewat WA

Membuat surat izin tidak masuk kerja via WhatsApp tidak bisa sembarangan dan harus memperhatikan kata dan kalimat yang digunakan. Berikut adalah poin penting yang harus Anda ketahui dalam pembuatan surat izin via Whatsapp.

a. Awali Dengan Salam Pembuka yang Sopan

Saat Anda akan meminta izin kepada atasan, jangan lupa untuk memakai kalimat salam pembuka yang santun. Secara hirearki di tempat kerja orang tersebut merupakan pemimpin di lingkup kerja Anda.

Selain itu mungkin saja usianya jauh lebih tua dari umur Anda, serta pengalaman kerja yang sudah jauh diatas Anda. Oleh Karena itu gunakan salam yang tepat, apabila Anda menghubungi dia di pagi hari maka ucapkan ‘Selamat Pagi’ atau ucapan salam formal lain yang sopan.

b. Awali Sapaan dan Memperkenalkan Diri

Berikutnya adalah menggunakan kalimat sapaan yang singkat serta jelas namun tetap sopan saat dibaca. Bisa seperti ‘Semoga Bapak/Ibu semoga selalu dalam keadaan sehat. Kemudian Anda lanjutkan dengan memperkenalan diri, bisa dari nama serta tempat divisimu. Karena jumlah karyawan pada sebuah kantor pasti banyak, karena itu tidak semua karyawan dapat dikenal oleh atasan.

Karena itu pemimpin divisi atau departemen bisa mengetahui siapa yang absen diantara bawahannya. Dengan begitu ketika ada pekerjaan yang sifatnya darurat dapat diberikan ke pegawai yang lain dan dapat diselesaikan walau Anda tidak hadir.

Dengan mengetahui nama Anda, kepala divisi jadi mengetahui pada hari apa Anda izin dan jobdesk apa saja yang Anda tinggalkan. Sehingga dapat dikerjakan sementara oleh dia atau dengan meminta rekan satu divisi Anda.

c. Menyampaikan Permohonan Maaf

Contoh izin tidak masuk kerja via WhatsApp yang benar untuk ditulis adalah memohon maaf terlebih dulu, karena siapa tahu Anda mengganggu pihak yang dituju.

Hal tersebut adalah wujud dari sopan santun serta kerendahan hati. Bisa saja atasan Anda sedang istirahat makan siang, atau sedang mengerjakan berbagai pekerjaan. Tujuannya untuk mencegah prasangka kalau Anda mengganggu waktunya.

Baca Juga: Cara Meminta Izin Sakit Covid

d. Hindari Penggunaan Bahasa Gaul

Apabila Anda mau mengajukan izin kepada salah satu pemimpin perusahaan, maka pakailah bahasa yang baku dan dapat dimengerti.

Anda dapat memakai singkatan namun yang wajar saja, macam ‘yang’ disingkat ‘yg’. Atau jika harus tanpa bahasa singkatan jadi macam bahasa Indonesia formal. Tetap ingat untuk memperhatikan tanda baca, kapan harus menaruh koma dan titik.

Hindari penggunaan bahasa anak muda yang cenderung tidak formal, karena Anda sedang berkomunikasi dengan atasan di tempat kerja. Tetap formal walau santai tidak yang terlalu kaku, kecuali pada keseharian pemimpin Anda terbiasa menggunakan bahasa baku.

Lalu apabila atasan di tempat Anda bekerja berlaku santai kepada karyawannya, masalah perizinan lewat WA ini harus tetap menggunakan kalimat yang formal dan santun.

e. Jelaskan Alasan Izin Tidak Masuk Kerja

Dalam pesan WhatsApp itu sampaikan alasan Anda tidak dapat hadir di hari kerja. Pastikan kalau perizinan Anda memang masuk akal dan bukan dibuat - buat. Jika izin sakit, Anda dapat melampirkan surat dokter untuk bukti ke kantor. Atau bila terlambat masuk disebabkan insiden ban bocor, Anda dapat memberikan foto ban kendaraan Anda serta menginfokan dimana posisi Anda ketika itu.

Umumnya perusahaan dapat memberikan keringanan izin walau tidak disertai bukti jika keluarga terkena musibah, atau ada anggota keluarga yang meninggal.

Ada juga kantor yang memberikan izin untuk wanita ketika datang bulan hari pertama. Tetapi itu tergantung pada tiap perusahaan dengan kebijakannya yang berbeda. Ada juga kantor yang mempunyai standarisasi peraturan izin, seperti format form surat izin untuk perusahaan.

f. Sebutkan Tanggal Mulai dan Berakhirnya Izin

Apabila Anda ingin izin lebih dari satu hari, berarti Anda wajib menuliskan tanggal mulai serta terakhir izin. Dengan begitu akan jelas berapa lama Anda akan tidak dapat mengerjakan pekerjaan, sehingga tidak terbebani hari izin Anda.

Selain itu, perusahaan bisa memperkirakan kira - kira pekerjaan mana yang dapat diberikan ke karyawan lain sementara.

Baca jugaa: Cara membuat surat izin tidak masuk kerja yang sesuai

g. Berikan Tanggungan Pekerjaanmu serta Solusinya

Penting untuk Anda menjelaskan mengenai tugas yang sudah Anda selesaikan. Setelah itu jelaskan juga apa saja tugas - tugas yang belum Anda kerjakan. Kemudian berikan solusi terbaik dari Anda, seperti Anda masih dapat menerima pesan WhatsApp dari kantor bila terdapat pertanyaan mengenai pekerjaan Anda.

h. Akhiri Ucapan Terima Kasih dan Salam

Selesai dengan penjabaran singkat, jangan lupa akhiri dengan memberikan ucapan terima kasih serta salam penutup. Ucapan terima kasih karena Anda sudah diberi kesempatan untuk mengajukan izin. Kemudian beri salam penutup untuk akhir surat izin karena Anda mengawalinya dengan salam pembuka.

i. Perhatikan Waktu Mengirim Izin

Walaupun terkesan sepele namun masalah mengajukan permohonan izin dari WhatsApp juga harus diperhatikan. Hal tersebut terkait dengan etika berkomunikasi pada atasan dari sosial media. Jangan mengirim pada tengah malam yang dapat mengganggu waktu istirahat. Tidak baik juga meminta izin ketika waktu ibadah, karena itu ambil saat jam kerja atau saat akan pulang kantor.

Mengajukan perizinan tidak masuk kerja saat jam efektif memang terlihat gampang namun harus berhati - hati. Meminta izin berkaitan dengan peraturan perusahaan serta etika di depan atasan. Kalau Anda akan mengajukan izin dengan whatsapp, maka Anda harus memperhatikan tentang tata bahasanya. Begitu juga mengenai waktu izin agar tidak seperti mengganggu.

3. Contoh Pengajuan Perizinan Melalui WhatsApp

- “Selamat pagi bapak/ibu x x x x. Maaf saya ingin menginformasikan bahwa saya telat hadir kekantor untuk hari ini dikarenakan saya mengantar anak saya yang sedang sakit kerumah sakit. Kemungkinan saya baru dapat hadir jam 12 siang dan bekerja seperti biasanya. Terima kasih atas perhatiannya”

- “Selamat pagi bapak x x x x. Mohon maaf pak tadi di jalan saya ada kendala sebentar. Ban saya bocor dan ini masih ditambalkan. Posisi saya sudah di jalan x x x. Kemungkinan saya akan telat hadir bekerja 30 menit lagi. Terima kasih.

- Selamat malam bapak dan ibu sekalian. Mohon maaf saya sampaikan kalau untuk besok saya izin tidak bisa bekerja dikarenakan saudara dari keluarga saya ada yang meninggal dunia. Form izin sudah saya kirimkan melalui email. Maka dari itu Terima kasih atas perhatiannya.”

- “Selamat pagi bapak xxx. Mohon maaf untuk hari ini saya izin bekerja karena istri mendadak sakit xxx dan mengantarkannya ke rumah sakit. Maaf atas informasi yang mendadak ini, untuk surat izinnya akan saya susulkan setelahnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.”

- Pagi pak x x x x . Mohon maaf pak sebelumnya, dikarenakan saya hari ini mau izin tidak masuk kerja dikarenakan sakit. Rencananya nanti pagi akan diantar istri untuk berobat ke dokter.

Sudah dari malam badan terasa tidak enak dan hari ini bertambah parah. Untuk lampiran surat keterangan dari dokter akan saya lampirkan ke whatsapp dan email bapak, sekalian akan saya isi form pengajuan izin sakit dari kantor. Terima kasih sebelumnya, mohon doanya pak agar bisa segera beraktifitas kembali.

- Dapat juga berbentuk seperti berikut:

Jakarta, 25 Februari 2021

Hal : Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja

Kepada yang terhormat,

Kepala Bagian HRD (Human Resources Department)

PT. Senyum Selalu

Perumahan Badai Luhur, Blok A69, Pancoran, Jakarta Selatan

Dengan ini saya menginformasikan pada bagian HRD bahwa pada hari Selasa, 03 Februari 2018 saya ada kepentingan mendadak (urgent) sehingga tidak bisa masuk untuk bekerja ke kantor seperti biasanya. Sehubungan dengan hal tersebut, saya bermaksud untuk memohon izin dari pihak HRD untuk tidak masuk kantor pada tanggal tersebut.

Demikian surat izin ini saya buat dan saya sampaikan dengan sebenar - benarnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Daskar Gifari

- Atau bisa juga seperti berikut:

Bandung, 5 Maret 2015

Kepada yang terhormat, Kepala Bagian Sumber Daya Manusia (SDM)

UD. Satu Rasa Food

di Sleman, Yogyakarta

Hal : Surat Ijin Tidak Masuk Kerja

Dengan hormat,

Selamat pagi. Dengan ini saya mengajukan permohonan ijin tidak dapat masuk kerja mulai hari Senin, 5 Maret 2015 sampai dengan hari Selasa, 7 September 2017 dikarenakan sakit yang sedang saya alami.

Permohonan ijin ini saya ajukan karena menurut anjuran dokter saya harus beristirahat selama 2 hari untuk memulihkan Kembali tubuh. (surat keterangan dokter dilampirkan).

Demikian permohonan ijin ini saja sampaikan. Atas perhatian dan ijin yang diberikan saya ucapkan terimakasih.

Hormat saya,

Daskar R Gifari

Penutup

Itulah pembahasan mengenai izin tidak masuk kerja via WhatsApp, walaupun hanya mengajukan izin melalui ponsel namun bukan berarti tidak memperhatikan tata krama. Baik meminta izin secara langsung atau melalui ponsel tetap harus memperhatikan etika kesopanan.